Dans les coulisses de ma préparation pour un salon de bien-être
Vous profitez d’un salon bien-être, vous découvrez les exposants, participez aux animations et passez un agréable moment… Mais vous êtes-vous déjà demandé ce qui se passe avant l’ouverture des portes ?
Organiser un salon bien-être demande plusieurs semaines, voire plusieurs mois de préparation. Derrière quelques heures ou quelques jours d’événement se cachent de nombreuses étapes : recherche du lieu, réservation, organisation des espaces, installation, accueil des exposants, communication…
Je vous emmène dans les coulisses d'un salon bien-être !
Le choix et la réservation d'un emplacement
Un salon ne se prépare pas la veille. Le choix du salon, de l'emplacement, de la taille du stand, des conférences se réalise entre 6 mois et 1 an avant l'évènement.
Dès que ma participation est confirmée, je commence à réfléchir à l’ambiance que je souhaite créer et à ce que je veux vous faire découvrir.
Je regarde également les informations pratiques concernant le salon : la taille de mon emplacement, le matériel disponible, les horaires d'installation et les différentes contraintes du lieu.
Cela me permet ensuite d'imaginer l'organisation de mon espace.
Je sélectionne les pierres
C’est probablement l’une des étapes que je préfère.
Je sélectionne les pierres, bijoux et autres créations que je souhaite emmener avec moi. Je réfléchis à la diversité de ce que je vais proposer, mais aussi à la manière dont chaque pièce pourra trouver sa place sur le stand.
Je prends le temps de vérifier chaque article, de préparer les présentations et de m'assurer que tout est prêt pour votre arrivée.
L’objectif est que vous puissiez prendre le temps de regarder, de toucher et de découvrir les pierres dans une atmosphère agréable.
Cette étape prend beaucoup de temps car nous n'avons pas de supermarché aux pierres, il faut les sélectionner, les choisir en fonction de la disponibilité, de la qualité. Il me faut environ 1 an de sélection de pierres pour remplir un stand de 9 m2.
Je prépare mon espace avec attention
Je ne veux pas simplement installer une table remplie de pierres. Je souhaite créer un espace qui me ressemble et dans lequel vous vous sentirez bien.
Je réfléchis donc à la décoration, aux présentoirs, aux couleurs et à la disposition des différents éléments. Chaque détail compte : l'emplacement des bijoux, la présentation des pierres, les informations disponibles et l'espace nécessaire pour pouvoir échanger tranquillement avec vous.
Pour moi, le stand doit être une invitation à la découverte.
Je prépare également les soins énergétiques
Lorsque je propose des soins énergétiques pendant le salon, leur organisation demande une préparation particulière.
Je réfléchis à la façon de présenter ces soins et aux conditions nécessaires pour vous accueillir dans les meilleures conditions possibles.
Je prépare également les informations qui pourront répondre à vos premières questions : comment se déroule une séance, comment prendre rendez-vous et comment je vous accompagne.
Le salon est souvent l'occasion pour certaines personnes de découvrir les soins énergétiques pour la première fois. Je souhaite donc pouvoir prendre le temps d'expliquer mon approche simplement et avec bienveillance.
Je prépare les supports pour vous informer
Avant chaque salon, je vérifie également mes cartes de visite, flyers, supports de présentation et informations concernant mes prestations.
Je prépare aussi les moyens de vous permettre de rester facilement en contact avec moi après le salon.
Vous pourrez ainsi retrouver mon univers, découvrir mes prochaines actualités ou me contacter si vous souhaitez poursuivre un échange commencé sur le salon.
Cela prend beaucoup de temps et d'organisation. Il ne faut pas oublier le temps d'impression et de livraison des supports qui peuvent de temps en temps mettre du stress.
Je communique sur ma participation
Quelques jours ou semaines avant l'événement, je commence à vous en parler. Je partage la date et le lieu du salon, mais aussi quelques images de mes préparatifs.
J'aime particulièrement vous montrer les coulisses : les pierres que je sélectionne, les créations que je prépare ou encore les éléments de décoration qui prendront place sur mon stand.
Cela permet de vous faire participer un peu à l'aventure avant même l'ouverture du salon.
Le mois qui précède l'évènement
Le compte à rebours commence et l'impatience grandit, le stress aussi car c'est une étape importante.
Il faut réserver les hôtels, le camion, prévoir l'organisation avec les personnes qui nous accompagnent. D'ailleurs un grand Merci à tous ceux qui nous aident depuis des années. Sans eux nous ne pourrions pas gérer et participer aux salons.
Il faut vérifier les heures d'ouvertures du salon, de l'installation et de la désinstallation aussi. Souvent le temps de désinstallation est très court.
La dernière semaine : tout préparer
La dernière semaine, tout commence, je rassemble tout ce dont j'aurai besoin.
Je vérifie une dernière fois les pierres et les créations, je prépare les emballages, les supports de communication et le matériel nécessaire à l'installation.
Je fais ma petite checklist pour être certain de ne rien oublier. Il y a les incontournables difficiles à oublier comme les tables, la communication, la décoration. Mais il y a aussi les choses que l'on oublie facilement comme les ciseaux, les stylos, les TPE de caisse, la clé de la caisse, les bâches pour fermer le stand, un sac poubelle... ça pareil rien mais dans le jus du salon, tous ces petits outils sont si important.
Et surtout, j'essaie de prendre un peu de recul avant le grand jour, car même lorsque l'organisation est bien préparée, il reste toujours cette petite excitation à l'idée de vous rencontrer !
La veille du salon : l'installation
Puis arrive le moment que l’on pourrait appeler « le grand chantier » ! Avant l’arrivée du public, nous installons le salon.
Les espaces sont préparés, les tables et les chaises sont installées, la signalétique est mise en place et les stands sont attribués.
Les exposants arrivent ensuite avec leur matériel et commencent à aménager leur espace.
Petit à petit, une salle vide se transforme en véritable salon bien-être. C'est une vrai fourmilière. C’est une étape intense, mais particulièrement satisfaisante : on voit enfin le projet prendre forme.
Il faut décharger, installer, organiser, décorer et ajuster la présentation. C'est une grosse journée en tant qu'exposant. Pour nous c'est 6 à 8 heures de travail à deux pour installer un stand comme à Tarbes, Bordeaux, ... pour un stand de 9 à 12 m2.
Il est important d'organiser cette journée er penser à beaucoup de chose en même temps. Il faut récupérer le camion, réaliser le chargement en pensant à l'ordre de déchargement et d'installation (une caisse rangée avec les tentures au fond du camion peut vite faire perdre une heure car c'est le départ de l'installation). Toutes les caisses sont numérotées pour ne rien oublier. C'est environ 40 caisses pour un salon.
Ensuite vient le trajet et respecter les horaires d'installation.
Découvrir l'emplacement, l'orientation du stand afin de réaliser un visuel attractif et visible. Il faut également gérer l'éclairage du stand en premier, certains salons sont plus ou moins bien éclairés, certains fournissent l'électricité, d'autres non.
Nous commençons par les tables, les tentures, le nappage, la déco murale et l'architecture du stand. Viens ensuite tout le reste avec l'installation des minéraux, des étiquettes, de la mise en avant des nouveautés, ...
Et nous finissons avec le non visible, la table d'emballage et toute la gestion de vente.
Puis vient le moment où tout est prêt. Un vrai soulagement quand tout est terminé.
Nous fermons le stand avec des bâches pour le sécuriser.
Le jour du salon
Les exposants sont installés, les animations peuvent commencer, l'accueil est en place…
Les portes s’ouvrent enfin aux visiteurs !
Après des semaines ou des mois de préparation, c’est le moment de profiter du résultat : voir les visiteurs découvrir les stands, assister aux animations, échanger avec les professionnels et partager leur expérience.
Le jour J commence généralement par l'inspection du stand et les derniers agencements de dernière minute ou de la réflexion de la nuit.
C'est à ce moment-là que je peux enfin profiter pleinement de la journée : vous accueillir, échanger avec vous, répondre à vos questions, vous faire découvrir les pierres et vous présenter mon approche des soins énergétiques.
Et c'est finalement cela que je préfère dans les salons : les rencontres.
Après le salon, l'aventure continue
Une fois le salon terminé, nous rangeons bien sûr tout mon matériel, mais je prends également le temps de faire le bilan. C'est une étape tout aussi importante car la fatigue est présente. De plus nous avons souvent que deux heures pour tout désinstaller. Refaire la route en suivant et décharger le camion en arrivant.
Je repense aux rencontres, aux échanges, aux questions que vous m'avez posées et aux découvertes de la journée.
Certains échanges se poursuivent ensuite par un rendez-vous, une séance ou simplement par un nouveau contact.
C'est pourquoi je considère chaque salon comme bien plus qu'un événement ponctuel. C'est un moment de partage qui permet de faire connaître mon univers, mais aussi de créer de nouveaux liens avec vous.
Merci de faire partie de l'aventure
Derrière un stand installé pour quelques heures ou quelques jours, il y a finalement beaucoup de préparation, de réflexion et de passion.
Chaque pierre sélectionnée, chaque création préparée et chaque détail installé a pour objectif de vous offrir un moment agréable et de vous permettre de découvrir mon univers dans les meilleures conditions.
Alors, si vous me retrouvez prochainement sur un salon, n'hésitez pas à venir me faire un petit coucou.
Nous serons heureux de vous rencontrer, d'échanger avec vous et de vous faire découvrir notre univers autour des pierres et de l'énergétique.
Un grand merci à Mélanie, mon papa et les personnes qui nous aident lors des différents salon. Sans eux, les salons ne seraient pas possibles.
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